У меня на почту приходит много вопросов про первичные документы для строительства, сегодня я дам Вам полный перечень оформления первичных документов при выполнении строительно-монтажных работ. Подготовила его совсем недавно!
Формы актов приемки выполненных СМР были утверждены достаточно давно. Но жизнь не стоит на месте. Поэтому Росстат выпустил Письмо, в котором разъяснил отдельные вопросы, связанные с их заполнением.
Унифицированные формы актов приемки выполненных строительно-монтажных работ (СМР), которые используются в настоящее время, появились еще в 1999 г. Эти формы и Порядок их заполнения были установлены Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100 «Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ».
Дополнительные разъяснения по порядку применения этих форм содержатся в Письме Росстата от 31.05.2005 № 01-02-9/381 «О порядке применения и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации № № КС-2, КС-3 и КС-11».
В этой статье мы расскажем об общих правилах заполнения форм № № КС-6, КС-6а, КС-2, КС-3 и КС-11 и последних разъяснениях, данных в указанном Письме Росстата № 01-02-9/381. Представленный материал будет полезен и исполнителям, и заказчикам.
Журналы учета выполненных работ (формы № № КС-6 и КС-6а)
Цена договора строительного подряда складывается из фактических затрат подрядчика, формирующихся в процессе строительства объекта, и суммы причитающегося ему вознаграждения за выполнение работ по строительству (п. 2 ст. 709 ГК РФ). Цена работы может быть договорной или открытой.
Договорная цена определяется договорной стоимостью объекта строительства. Открытая цена складывается из суммы принимаемых затрат, оцененных в текущих ценах, и прибыли подрядчика, согласованной в договоре на строительство.
Все расходы, связанные со строительством объекта, заносятся в Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а). Он ведется исполнителем работ отдельно по каждому объекту строительства на основании единых норм и расценок для каждого конструктивного элемента или вида работ.
Затем на его основе заполняется Общий журнал выполненных работ (форма № КС-6).
Общий журнал № КС-6 ведется в течение всего срока выполнения работ. Титульный лист Общего журнала выполненных работ заполняется до начала строительства генеральной подрядной строительной организацией с участием проектной организации и заказчика. При сдаче законченного строительством объекта в эксплуатацию Общий журнал выполненных работ предъявляется рабочей комиссии и после приемки объекта передается на постоянное хранение заказчику или эксплуатационной организации.
Общий журнал выполненных работ должен быть пронумерован, прошнурован, подписан руководителем и главным бухгалтером, а также скреплен печатью организации.
Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) — это основной первичный документ, в котором отражаются последовательность, сроки выполнения и условия производства СМР.
Учет выполненных работ ведется подрядчиком в накопительном порядке с самого начала строительства до полного завершения обязательств подрядчика по данному объекту строительства. При этом заказчик не только принимает выполненные работы, но и может контролировать процесс исполнения заказа. Применяется этот журнал для учета выполненных работ и является накопительным документом, на основании которого составляются Акт приемки выполненных работ по форме № КС-2 и Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3.
В Журнале учета выполненных работ (форма № КС-6а) все работы распределены по месяцам и приводится общая сумма по каждому виду работ за год, а также общая стоимость работ за год.
Акты приемки
Акты приемки выполненных работ применяются для оформления хозяйственных операций при новом строительстве, капитальном ремонте, реконструкции и модернизации различных объектов. По ним ведутся бухгалтерский учет выручки, расходов на строительно-монтажные работы и их списание, определение стоимости основных средств и т.д.
Приемка-сдача выполненных работ оформляется следующими первичными документами:
Акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2;
Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3;
Акт приемки законченного строительством объекта по форме № КС-11;
Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией по форме № КС-14.
Все эти документы имеют различное назначение. Акты приемки выполненных работ составляются на основании данных журналов учета выполненных работ (формы № № КС-6 и КС-6а).
Унифицированные формы, утвержденные вышеназванным Постановлением Госкомстата России № 100, применяются юридическими лицами всех организационно-правовых форм и форм собственности.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
В эти унифицированные формы организация может вносить дополнительные реквизиты, но удалять какие-либо реквизиты из унифицированных форм не разрешается.
Все внесенные изменения в формах должны быть отражены в учетной политике организации.
Для удобства размещения и обработки информации разрешается включать в форму также дополнительные строки и вкладные листы.
Обратите внимание! Унифицированные формы должны заполняться в рублях. Этот порядок применяется и тогда, когда в договоре стоимость работ определена в условных единицах.
В Письме Росстата № 01-02-9/381 указано, что условные денежные единицы в унифицированных формах первичной учетной документации по строительству (№ № КС-2, КС-3, КС-11) применять нельзя на основании п. 1 ст. 8 Федерального закона от 21.11.1998 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Форма № КС-2
Форма № КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и другого назначения, когда подрядчик (субподрядчик) выполнил СМР и заказчик (генподрядчик) не имеет к ним претензий.
Акт составляется на основании данных Журнала учета выполненных работ (форма № КС-6а) и подписывается уполномоченными представителями сторон (производителя работ и заказчика (генподрядчика)).
Количество экземпляров акта определяется потребностями заказчика, подрядчика и иных заинтересованных лиц.
Порядок, сроки приемки объектов и подписания актов выполненных работ устанавливаются в договоре по соглашению сторон, например ежемесячно, после завершения каждого этапа работ (если в договоре предусмотрено, что строительство ведется в несколько этапов) или после завершения всех СМР.
На основании актов по форме № КС-2 операции по реализации строительных работ в бухгалтерском и налоговом учете отражаются именно той датой, которая указана в акте.
Сдача заказчику (прием от субподрядчика) выполненных работ без составления формы № КС-2 недопустима.
Отсутствие акта, который необходим для учета доходов (расходов) организации, может рассматриваться как грубое нарушение правил учета доходов, расходов или объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ) и влечет за собой наложение штрафа в размере 5000 руб.
За отсутствие или неправильное хранение первичных учетных документов может наступить административная ответственность, предусмотренная ст. 15.11 КоАП РФ. Это нарушение влечет за собой наложение административного штрафа на виновных должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда.
В акте по форме № КС-2 отражаются перечень и объемы работ, выполненных подрядчиком за отчетный период как собственными силами, так и силами субподрядчиков. Отчетный период определяется в договоре. Например, в договоре может быть записано, что подрядчик ежемесячно направляет заказчику вместе со счетом на оплату Акт о приемке выполненных работ по форме № КС-2. Этот документ подтверждает приемку заказчиком тех работ и по той стоимости, которые были определены сметой. На основании сметы были установлены цены договора строительного подряда.
На практике форма № КС-2 применяется не только как документ, подтверждающий факт приемки работ заказчиком. Эта форма может применяться как расшифровка объемов выполненных подрядчиком работ в целях определения стоимости работ, выполненных в данном отчетном периоде. Тогда по ней будут производиться расчеты с подрядчиком в соответствии с договором.
Общая стоимость СМР по договору определяется на основании проектно-сметной документации. Система сметного ценообразования основана на определении базовой стоимости с учетом применяемых коэффициентов (индексов) пересчета сметной стоимости (утверждаемых соответствующими органами исполнительной власти). Эти коэффициенты пересчета сметной стоимости могут изменяться каждый месяц (или квартал).
В таком случае заказчик и подрядчик будут ежемесячно вычислять стоимость объемов выполненных работ, исходя из действующих в данном месяце коэффициентов. Тогда форма № КС-2 составляется ежемесячно, даже если сдача выполненных работ не производится. В договоре необходимо определить именно такое предназначение ежемесячного подписания формы № КС-2 и указать, что факт ежемесячного подписания данного акта не свидетельствует о приемке работ заказчиком, а предназначен лишь для определения стоимости выполненных подрядчиком работ.
Кроме того, в договоре надо определить, каким документом будет оформлена фактическая приемка результатов работ заказчиком, например актом по форме № КС-11. При таких условиях акт по форме № КС-2 не будет документом, на основании которого бухгалтер подрядной организации обязан отразить в бухгалтерском учете выручку от реализации выполненных работ.
Если в договорах подряда предусмотрено, что обязанность по обеспечению строительства материалами возложена на подрядчика, то материалы, использованные подрядчиком, учитываются и вписываются в акт по фактической себестоимости.
Материалы для строительства может приобретать и сам заказчик. Право собственности на материалы заказчика может переходить к подрядчику при передаче материалов на возмездной основе. В этом случае материалы включаются подрядчиком в стоимость выполненных работ и затрат. Передача материалов на возмездной основе осуществляется либо в соответствии с условиями договора строительного подряда, либо путем заключения отдельного договора на поставку материалов, в котором обязательно указывается порядок оплаты поставленных материалов.
Договор на выполнение работ может содержать условие, что стоимость поручаемых подрядчику СМР определяется по согласованной фиксированной цене и расчеты за выполненные работы и затраты производятся в пределах указанной твердой договорной цены.
Для таких случаев Росстат в Письме № 01-02-9/381 разъяснил, как заполнять форму № КС-2.
Для этого реквизиты, относящиеся к единичным расценкам в форме № КС-2 (графы 4 «Номер единичной расценки» и 7 «цена за единицу, руб.»), не указываются и в них ставится прочерк.
Все остальные графы: 3 «Наименование работ», 5 «Единица измерения», 6 «количество» и 8 «стоимость, руб.» — обязательно заполняются. При этом в графе 6 нельзя указывать процент выполненных работ.
Пример. Заказчик — ООО «Фолд» проводит реконструкцию и перепланировку своего офисного здания за свой счет. СМР выполняет подрядчик ООО «Стройинвест». Общая стоимость работ (без НДС) составляет 1 000 000 руб. Работы производятся в течение августа 2005 г. Взаиморасчеты проводятся по фиксированным договорным ценам. Материалы для СМР подрядчик приобретает у сторонних организаций. При приемке выполненных работ заказчик и подрядчик составляют и подписывают акт по форме № КС-2.
В разд. 1 акта в графе 3 представлены виды работ, которые выполнены при реконструкции и перепланировке офиса ООО «Фолд». В графах 5 и 6 отражаются единицы измерения работ и их количество, а в графе 8 — стоимость каждого вида работ. Затем подводится итог по разд. 1.
В разд. 2 акта приводятся материалы, приобретенные подрядчиком и использованные для проведения работ, указанных в разд. 1. Затем определяются общая стоимость материалов и стоимость СМР в графе 8.
Акт подписывают ответственные лица заказчика («Принял…») и подрядчика («Сдал…»).
Фрагмент заполненного акта представлен ниже.
Унифицированная форма № КС-2
| Код | ||||||||||
| Форма по ОКУД | 0322005 | |||||||||
| Инвестор | по ОКПО | 495678192 | ||||||||
| Заказчик (Генпод- рядчик) |
ООО «Фолд». г. Москва, ул. Заморенова, д. 34, тел. 253-45-67
(организация, адрес, телефон, факс) |
по ОКПО | 495678192 | |||||||
| Подрядчик (Субподрядчик) | ООО «Стройинвест», г. Москва, ул. Новикова, д. 34, тел. 194-34-23
(организация, адрес, телефон, факс) |
по ОКПО | ||||||||
| Стройка | г. Москва, ул. Заморенова, д. 34, тел. 253-45-67
(наименование, адрес) |
|||||||||
| Объект | офисное здание по адресу г. Москва, ул. Заморенова, д.34
(наименование) |
|||||||||
| Вид деятельности по ОКДП | ||||||||||
| Договор подряда (контракт) | номер | 789 | ||||||||
| дата | 29 | 07 | 2005 | |||||||
| Вид операции | ||||||||||
АКТ О ПРИЕМКЕ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ
Сметная (договорная) стоимость в соответствии с договором подряда (субподряда) 1 000 000 руб.
| Номер | Наименование работ | Номер единичной расценки | Единица измерения | Выполнено работ | |||
| по порядку | позиции по смете | количество | цена за единицу, руб. | стоимость, руб. | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| 1. Реконструкция и перепланировка здания | |||||||
| … | |||||||
| 10 | 11-21 | Снос перегородок | - | кв. м | 10 | - | 1 500,00 |
| 11 | 103-110 | Устройство проемов под дверь | - | кв. м | 20 | - | 5 000,00 |
| 12 | 135 | Кирпичная кладка в 1 кирпич | - | куб. м | 50 | - | 25 000,00 |
| 13 | 147-176 | Монтаж перегородок из гипсокартона | - | кв. м | 90 | - | 9 000,00 |
| …. | |||||||
| Итого по разделу 1 | 300 000,00 | ||||||
| С накладными расходами 2,5 | 750 000,00 | ||||||
| 2. Материалы | |||||||
| 1 | Кирпич КР Стр. М100 Ив (30 т) | - | шт. | 8640 | 4,08 | 35 351,20 | |
| 2 | Гипсокартон (1200×2500×12,5) | - | лист | 30 | 44,92 | 1 347,60 | |
| …. | |||||||
| Итого по разделу 2 | 250 000,00 | ||||||
| Итого | X | 1000 000,00 | |||||
Сдал Главный инженер ООО«Стройинвест» Иванов Иванов Т. П.
Принял Директор ООО «ИСПОЛНИТЕЛЬ» Петров Петров В.А.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Форма №КС-3
На основании формы № КС-2 заполняется Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3. Она составляется на выполненные в отчетном периоде СМР, работы по капитальному ремонту зданий и сооружений, другие подрядные работы и представляется субподрядчиком генподрядчику, генподрядчиком заказчику (застройщику).
Справка составляется, как правило, в двух экземплярах. Один экземпляр — для подрядчика, второй — для заказчика (застройщика, генподрядчика).
В адрес финансирующего банка и инвестора Справка представляется только по их требованию.
Выполненные работы и затраты в Справке отражаются исходя из договорной стоимости.
В договорах строительного подряда может предусматриваться различный порядок расчетов между сторонами. Заказчик может осуществлять расчеты с подрядчиком либо в виде авансовых платежей, либо за этапы принятых работ, либо по договору в целом. Например, в договоре может быть указано, что оплата работ производится ежемесячно за фактически выполненные объемы на основании Акта сдачи-приемки выполненных работ по форме № КС-2 и Справки по форме № КС-3 с расшифровкой физических объемов, представляемых подрядчиком заказчику в течение, например, пяти рабочих дней после подписания заказчиком указанных документов, с зачетом аванса пропорционально выполненным работам.
Заполняя Справку по форме № КС-3, подрядчик переносит в нее итоговые данные из формы № КС-2.
В графе 4 формы № КС-3 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала выполнения работ, включая отчетный период.
В графе 5 стоимость работ и затрат указывается нарастающим итогом с начала года, включая отчетный период.
В графе 6 выделяются данные за отчетный период. Данные приводятся в целом по стройке с выделением данных по каждому входящему в ее состав объекту (пусковому комплексу, этапу).
В стоимость выполненных работ (формы № № КС-2, КС-3) включаются затраты, предусмотренные сметой, а также прочие затраты, которые не включены в единичные расценки на строительные работы и в ценники на монтажные работы, например рост стоимости материалов, заработной платы, тарифов, расходов на эксплуатацию машин и механизмов, дополнительные затраты при производстве работ в зимнее время, средства на выплату надбавок за подвижной и разъездной характер работы, надбавки за работу на Крайнем Севере и в приравненных к нему районах, изменение условий организации строительства и т.д.
В Справке по требованию заказчика или инвестора приводятся данные по видам оборудования, относящегося к стройке, к монтажу которого приступили в отчетном периоде.
В графе 2 указываются наименование и модель оборудования.
В графах 4 — 6 — данные о выполненных монтажных работах.
В строке «Итого» отражается итоговая сумма работ и затрат без учета НДС. Отдельной строкой указывается сумма НДС. В строке «Всего» указывается стоимость выполненных работ и затрат с учетом НДС.
Оплата выполненных подрядчиком работ, согласно ст. 746 ГК РФ, производится заказчиком в размере, предусмотренном сметой, в сроки и в порядке, которые установлены законом или договором строительного подряда.
Сметная (договорная) стоимость выполненных работ, их наименование и объем указываются в актах по формам № № КС-2 и КС-3. Поэтому при оплате заказчиком выполненных подрядчиком работ у него должны быть в наличии обе формы — № № КС-2 и КС-3.
Обычно сначала производится приемка работ заказчиком, оформляется Акт приемки выполненных работ по форме № КС-2, а затем на основании этого акта подписывается Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, подтверждающая задолженность заказчика за выполненные подрядчиком и принятые объемы работ.
Тогда заказчик обязан произвести расчеты с подрядчиком. Расчеты с заказчиком совпадут по времени с приемкой работ и с отражением подрядчиком выручки от реализации в учете.
Но на практике не всегда бывает именно так. Наличие только Справки по форме № КС-3 еще не означает, что состоялась приемка работ заказчиком и что выручка должна быть отражена в учете. Наличие Справки по форме № КС-3 вовсе не предполагает и безусловного расчета заказчика с подрядчиком на основании подписанной Справки, если это не предусмотрено условиями договора.
Если договором не предусмотрен помесячный расчет заказчика с подрядчиком, то подписанная сторонами Справка за календарный месяц на выполненный в этом месяце объем работ не является основанием для требования к заказчику оплатить их стоимость. В этом случае ежемесячно подписываемая Справка будет просто накопительным документом, который предъявляется к оплате заказчику за расчетный период, определенный в договоре.
Таким образом, заполненные согласно установленному порядку формы № № КС-2 и КС-3 будут основанием для отражения в бухгалтерском учете подрядчика доходов от реализации выполненных строительных работ только в том случае, когда в договоре строительного подряда записано, что эти документы подтверждают факт приемки заказчиком объемов выполненных подрядчиком строительно-монтажных работ.
Фрагмент заполненной формы № КС-3 для условий рассмотренного выше примера приведен ниже.
Унифицированная форма № КС-3
| Код | ||||||||||
| Форма по ОКУД | 0322005 | |||||||||
| Инвестор | ООО «Фолд». г. Москва, ул. Заморенова, д. 34, тел. 253-45-67
(организация, адрес, телефон, факс) |
по ОКПО | 495678192 | |||||||
| Заказчик (Генпод- рядчик) |
ООО «Фолд». г. Москва, ул. Ленинская, д. 34, тел. 253-45-67
(организация, адрес, телефон, факс) |
по ОКПО | 495678192 | |||||||
| Подрядчик (Субподрядчик) | ООО «Стройинвест», г. Москва, ул. Первая, д. 34, тел. 194-34-23
(организация, адрес, телефон, факс) |
по ОКПО | ||||||||
| Стройка | г. Москва, ул. Первая, д. 34, тел. 253-45-67
(наименование, адрес) |
|||||||||
| Объект | офисное здание по адресу г. Москва, ул. Первая, д.34
(наименование) |
|||||||||
| Вид деятельности по ОКДП | ||||||||||
| Договор подряда (контракт) | номер | 789 | ||||||||
| дата | 29 | 07 | 2005 | |||||||
| Вид операции | ||||||||||
СПРАВКА О СТОИМОСТИ ВЫПОЛНЕННЫХ РАБОТ И ЗАТРАТ
| Номер по порядку | Наименование пусковых комплексов, этапов, объектов, видов выполненных работ, оборудования, затрат | Код | Стоимость выполненных работ и затрат, руб. | ||
| с начала проведения работ | с начала года | в том числе за отчетной период | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| 1 | Всего работ и затрат, включаемых в стоимость работ | 1 000 000,00 | 1 000 000,00 | 1 000 000,00 | |
| в том числе: | |||||
| 1 | Демонтаж строительных конструкций | 1 000 000,00 | 1 000 000,00 | 1 000 000,00 | |
| 2 | Монтаж стеновых панелей | 200 000,00 | 200 000,00 | 200 000,00 | |
| …. | …. | …. | …. | …. | |
| 10 | Стоимость материалов | 250 000,00 | 250 000,00 | 250 000,00 | |
| Итого | 1 000 000,00 | ||||
| Сумма НДС | 180 000,00 | ||||
| Всего с учетом НДС | 1 180 000,00 | ||||
Заказчик Главный инженер ООО «Стройтрест» Иванов Иванов Т. П.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Подрядчик (Субподрядчик) Директор ООО «ИСПОЛНИТЕЛЬ» Петров Петров В.А.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Формы № № КС-11 и КС-14 безусловно свидетельствуют о том, что выполненные подрядчиком объемы работ по договору приняты заказчиком.
Данные акты предназначены для оформления приемки законченного строительством объекта в целом, а не отдельных его частей или этапов, кроме случаев, когда этапы сами являются отдельными объектами строительства.
Здесь мы будем в основном говорить о форме № КС-11.
Акт по форме № КС-11 применяется как документ приемки законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения всех форм собственности (здания, сооружения, их очередей, пусковых комплексов, включая реконструкцию, расширение и техническое перевооружение) при их полной готовности в соответствии с утвержденным проектом, договором подряда (контрактом). Акт приемки является основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ в соответствии с договором (контрактом).
Составляется этот акт, как правило, в двух экземплярах и подписывается представителями исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика или другим лицом, на это уполномоченным инвестором, по одному экземпляру соответственно для исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика.
Оформление приемки производится заказчиком на основе результатов проведенных им обследований, проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам, а также заключений органов надзора.
Форма № КС-11 была разработана в период действия Временного положения по приемке законченных строительством объектов, введенного Письмом Госстроя России от 09.07.1993 № БЕ-19-11/13 «Временное положение по приемке законченных строительством объектов», которое предусматривало приемку объектов на основании представления перечня специальной документации. Однако в настоящее время Временное положение отменено Письмом Госстроя России от 31.10.2001 № СК-5969/9 «Об отмене письма Госстроя России № БЕ-19-11/13 от 09.07.93″.
Современный порядок применения действующих нормативных документов по приемке в эксплуатацию законченных строительством объектов изложен в Письме Госстроя России от 05.11.2001 № ЛБ-6062/9 Разъяснение порядка применения действующих нормативных документов по приемке в эксплуатацию законченных строительством объектов», а унифицированную форму № КС-11 Госкомстат России не отменил. Поэтому в форме № КС-11 после слов «руководствуясь Временным положением по приемке законченных строительством объектов» рекомендуется дописать слово «(отменено)». Кроме того, этот реквизит следует также дополнить ссылкой на территориальные строительные нормы («Система нормативных документов в строительстве. Основные положения» СНиП 10-01-94, «Приемка в эксплуатацию законченных строительством объектов. Основные положения» СНиП 3.01.04-87 и др.), приведенные в Письме Госстроя России от 05.11.2001 № ЛБ-6062/9 «Разъяснение порядка применения действующих нормативных документов по приемке в эксплуатацию законченных строительством объектов», на основании которых производится приемка объекта (Письмо Росстата от 31.05.2005 № 01-02-9/381).
Правила оформления выполненных строительных работ между сторонами предусматривают необходимое соответствие форм первичных документов требованиям действующего законодательства. В настоящее время для учета работ в капитальном строительстве в качестве основных применяются следующие унифицированные формы первичных документов:акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2);
справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3);
общий журнал работ (форма № КС-6);
журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а);
акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения (Форма № КС-8);
акт о разборке временных (нетитульных) сооружений (форма № КС-9);
акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, сооружений и насаждений (форма № КС-10);
акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11);
акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14);
акт о приостановлении строительства (форма № КС-17);
акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству (форма № КС-18).
Акт приемки законченного строительством объекта (форма № КС-11) применяется как документ приемки законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения всех форм собственности (здания, сооружения, их пусковых очередей, включая реконструкцию, расширение и техническое перевооружение) при их полной готовности в соответствии с утвержденным проектом, договором подряда (контрактом).
Форма № КС-11, являющаяся основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ, составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается генеральным подрядчиком и заказчиком или другим лицом, на это уполномоченным. Оформление приемки законченного строительством объекта производится заказчиком на основе результатов проведенных им проверок, обследований, измерений и испытаний, а также документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие объекта утвержденному проекту, нормам, стандартам и СНиП, а также заключений органов надзора. Подрядчик (субподрядчик) или исполнитель работ прилагает к вышеуказанному документу перечень необходимых документов и передает их заказчику, а тот, в свою очередь, - пользователю объекта. Одновременно подрядчик на основе акта приемки законченного строительством объекта представляет в установленном порядке документы статистической отчетности о выполнении договорных обязательств. Законченный строительством объект включается в отчетность за тот отчетный период, в котором зарегистрирован факт его ввода в действие. Факт ввода в действие принятого объекта регистрируется заказчиком (пользователем объекта) в местных органах власти.
Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией (форма № КС-14) является документом по приемке и вводу законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения и зачисления его в состав основных средств всех форм собственности, включая федеральную, а также объектов, сооруженных за счет льготного кредитования. Вышеуказанный акт является основанием для окончательной оплаты всех выполненных подрядчиком (субподрядчиком) работ в соответствии с договором (контрактом). Оформление приемки законченного строительством объекта производится заказчиком и членами приемочной комиссии на основе проведенных ими обследований, испытаний, а также заключений органов надзора. Стоимость выполненных работ указывается в фактически действующих ценах текущего года. Вся документация по приемке объекта и перечень необходимых документов передаются заказчиком пользователю объекта для последующей регистрации в местных органах власти.
Если заказчик принимает работу от подрядчика без проверки (без приемочной комиссии), то он лишается права ссылаться на недостатки работы, которые могли бы быть установлены при обычном способе ее приемки (явные недостатки) и не может в судебном порядке требовать их устранения.
Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки выполнения и условия производства строительно-монтажных работ (далее - СМР) и ведется ответственным за строительство того или иного сооружения. Вышеуказанный журнал является накопительным документом, на основании которого составляются акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) и справка о стоимости выполненных работ (форма № КС-3). Журнал учета выполненных работ (форма № КС-6а) ведется по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому виду работ или конструктивному элементу. Затраты отражаются по строке «Накладные и прочие расходы» на основании смет расходов за отчетный период в размерах в соответствии с принятой в организации методикой.
Общий журнал работ (форма № КС-6) применяется для учета выполнения СМР. Это основной первичный учетный документ, который отражает технологическую последовательность, сроки, качество и условия производства СМР и ведется производителем работ, руководителем смены, ответственным за строительство здания или сооружения при реконструкции, расширении отдельных или группы однотипных одновременно строящихся объектов, расположенных в пределах строительной площадки.
Титульный лист вышеуказанного общего журнала заполняется до начала строительства генеральной подрядной организацией с участием проектной организации и заказчика.
Общий журнал работ должен быть прошнурован, пронумерован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью организации, его выдавшей.
Основанием для расчетов за выполненные работы является Справка о стоимости выполненных работ и затрат по форме № КС-3, которая подписывается заказчиком и генподрядчиком и скрепляется печатью.
Стоимость законченных строительством временных (нетитульных) сооружений, приспособлений и устройств оформляется актом о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения по форме № КС-8 и принимается организацией к учету по счету 08 «Вложения во внеоборотные активы» или 97 «Расходы будущих периодов» с последующим включением ее в инвентарную стоимость объекта.
Акт по форме № КС-8 составляется исполнителем СМР в необходимом количестве экземпляров и передается по принадлежности, как правило, в трех экземплярах - бухгалтерии, лицу, принявшему объект (эксплуатируемой организации); последний экземпляр находится на хранении у лица, сдавшего объект. Материалы, подлежащие возврату, указываются в таблице акта с учетом их количества и процента годности.
Ликвидация указанных объектов оформляется актами о разборке временных (нетитульных) сооружений (форма № КС-9), которые составляются комиссией, специально назначенной распоряжением руководителя строительной организации или уполномоченного лица с указанием всех необходимых данных по объекту (например, предполагаемый возврат материалов и т.д.).
Для ликвидации зданий и сооружений, строений и т.д. строительные организации должны составлять акт об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений (форма № КС-10). Данная форма применяется для определения размера материального ущерба, причиненного владельцу (собственнику) здания, строения, сооружения (как правило, физическому или юридическому лицу). Для составления и подписания данного акта назначается комиссия, в состав которой должны входить представители заказчика (застройщика) вновь строящегося объекта, представители БТИ.
В настоящее время действует Постановление ГКС РФ № 7 (17) которым введены унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств. Эти формы также необходимо иметь в виду при учете работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская отчетность должны храниться не менее пяти лет в соответствии с правилами архивного делопроизводства. Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в соответствии с ФЗ «О бухгалтерском учете» (7) несет руководитель организации.
Каждый "шаг" в организации должен быть подтвержден отдельным первичным документом. А поскольку бизнесу всегда сопутствуют разнообразные операции, то приходится часто сталкиваться с различными формами "первички". Например, выступая заказчиком строительно-монтажных работ, бухгалтер получит от подрядчика формы N N КС-2, КС-3 и КС-6а. Принимая и подписывая такие документы, необходимо проверить правильность их оформления, иначе, если обнаружатся ошибки, возможны малоприятные налоговые споры.
Одна из основных аксиом бухгалтерского и налогового учета гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами " (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Федеральный закон N 129-ФЗ). То есть "шаг вправо, шаг влево" необходимо зафиксировать первичным документом.
При этом следует использовать документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах . Только если унифицированные формы для конкретной операции не предусмотрены, можно использовать разработанные самостоятельно, но содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).
Итак, для строительно-монтажных работ предусмотрены типовые формы КС (КС-2, КС-3, КС-6, КС-6а, КС-8, КС-9, КС-10, КС-11, КС-14, КС-17, КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100). Естественно, при масштабном строительстве используются большинство данных форм, но прокомментировать правила применения и заполнения их всех детально невозможно (краткое описание унифицированных форм КС приведено в таблице). Поэтому рассмотрим основные формы, с которыми может столкнуться любая организация, выступая заказчиком строительно-монтажных работ, например таких, как монтаж металлоконструкций, установка сантехнического оборудования, озеленение и благоустройство территорий.
|
N |
Название |
Назначение |
Использование |
|
Акт о приемке |
Свидетельствует о |
Является обязательным |
|
|
Справка о |
Предназначена для |
Является обязательным |
|
|
Журнал учета |
Является документом, на |
Является обязательным |
|
|
Общий журнал |
Ведется для учета |
Является первичным |
|
|
Акт о сдаче в |
Применяется для учета |
Обязательным первичным |
|
|
Акт о разборке |
Применяется для |
Является первичным |
|
|
Акт об оценке |
Применяется для |
Не применяется в |
|
|
Акт приемки |
Документ приемки |
Служит основанием для |
|
|
Акт приемки |
Предназначен для |
Не применяется в |
|
|
Акт о |
Применяется для |
Не применяется в |
|
|
Акт о |
Применяется для |
Не применяется в |
|
Взаимосвязь основных форм
Основной "первичкой" для строительно-монтажных работ являются формы N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ", N КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" и N КС-6а "Журнал учета выполненных работ". Данные документы обязательны к составлению при любых строительно-монтажных операциях, то есть именно их в первую очередь получит заказчик от исполнителя.
Акт выполненных работ (форма N КС-2) служит для приемки подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Он составляется на основании данных журнала учета выполненных работ (форма N КС-6а). При этом сам служит основанием для оформления справки о стоимости работ (форма N КС-3), которая применяется для расчетов с заказчиком.
Итак, получив такой пакет документов, бухгалтер должен провести контрольные мероприятия: убедиться в том, что формы соответствуют требованиям законодательства, проверить правильность заполнения реквизитов, а также точность переноса данных из одной формы в другую.
"Измененная" типовая форма
Для удобства использования организация вправе слегка "подкорректировать" унифицированные формы документации. Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20) предусмотрено, что в типовые формы (кроме форм по учету кассовых операций) можно добавить дополнительные реквизиты. Но удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается, реквизиты их нужно оставить без изменения (включая код, номер формы, наименование документа и т.д.). Кроме того, типовые формы могут быть изменены в части расширения и сужения граф и строк.
Во время выполнения работ...
Исполнитель в течение всего времени выполнения строительно-монтажных работ ведет журнал учета выполненных работ (форма N КС-6а). Журнал формируется по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ. В данном документе накапливается информация об этапах, количестве, стоимости работ. На основе собранных данных по завершении подрядных работ формируется акт приемки выполненных работ (форма N КС-2).
Журнал содержит, как правило, три листа: титульный лист и два листа табличного вида. Таблицы содержат 46 граф и предназначены для отражения сведений о выполненных работах по месяцам. Информация первых пяти граф, которая переносится в форму N КС-2, это:
Графа 5 - "Единица измерения".
Следующие графы 6 - 8 ("Цена за единицу", "Количество работ по смете", "Сметная стоимость") заполняются согласно смете, а графы 9 - 46 ("Количество", "Стоимость", "Стоимость фактически выполненных работ с начала строительства") содержат информацию о количестве и стоимости работ за календарный год помесячно нарастающим итогом с начала строительства.
Работа выполнена
На основании данных журнала (форма N КС-6а) по завершении строительно-монтажных работ составляется акт выполненных работ (форма N КС-2). Подписи уполномоченных лиц обеих сторон свидетельствуют, что подрядчик выполнил строительно-монтажные работы, а заказчик не имеет к ним претензий. Но форма N КС-2 не только документ, подтверждающий факт приемки работ заказчиком, но и документ, содержащий детальную информацию об объемах работ, выполненных за отчетный период.
Форма N КС-2 состоит из титульного листа, включающего:
Название, адрес и телефон инвестора, заказчика (генподрядчика) и подрядчика (субподрядчика);
Наименование и адрес стройки;
Наименование объекта;
Дату и номер договора строительного подряда;
Дату и номер акта, а также отчетный период, за который он составлен;
Сметную (договорную) стоимость в соответствии с договором подряда.
Следующий лист (таблица) содержит графы:
Графа 1 - "Номер по порядку";
Графа 2 - "Номер позиции по смете";
Графа 3 - "Наименование работ";
Графа 4 - "Номер единичной расценки";
Графа 5 - "Единица измерения";
Графа 6 - "Количество выполненных работ";
Графа 7 - "Цена за единицу";
Графа 8 - "Стоимость выполненных работ".
В конце таблицы указываются итоговые данные по графам 6 и 8 (количество и стоимость выполненных работ). При этом важно заметить, что суммы в форме N КС-2 указываются без учета НДС.
Цена важна
От того, каким способом определена стоимость работ по договору, будет зависеть правильность заполнения формы N КС-2. Согласно п. 4 ст. 709 Гражданского кодекса цена работы (смета) может быть приблизительной, если стоимость подрядных работ рассчитывается путем возмещения заказчиком фактических затрат, плюс прибыль подрядчика, или твердой, когда стоимость работ, установленная при заключении договора, остается неизменной в течение всего срока его действия.
Если цена договора подряда является приблизительной (открытой), то форма N КС-2 составляется в общем порядке, то есть все реквизиты подлежат заполнению. Но когда цена договора является твердой (фиксированной), некоторые графы заполнить невозможно.
Поскольку цена работ по каждой позиции отдельно согласована и заранее утверждена, то в таких графах, как "Номер единичной расценки" (гр. 4) и "Цена за единицу" (гр. 7), должны ставиться прочерки (Письмо Росстата от 31 мая 2005 г. N 01-02-9/381). Остальные реквизиты должны быть полностью заполнены. Кроме того, не допускается заполнение графы 6 "Количество выполненных работ" в процентах.
Графы, которые не должны заполняться в форме N КС-2 ("Номер единичной расценки", "Цена за единицу"), дублируются и в форме N КС-6а. Официальных разъяснений чиновников по вопросам заполнения указанных граф в форме N КС-6а не публиковалось, поэтому следует придерживаться общих правил: наличие незаполненных реквизитов в унифицированных формах не допускается.
Надо рассчитаться!
Расчет за работу производится на основании формы N КС-3, которая содержит расшифровку физических объемов, представляемых подрядчиком заказчику в течение определенного периода. Титульный лист данной формы повторяет N КС-2, а табличная часть включает графы:
Графа 1 - "Номер по порядку";
Графа 2 - "Наименование пусковых комплексов, этапов, объектов, видов выполненных работ, оборудования, затрат";
Графа 3 - "Код";
Графа 4 - "Стоимость выполненных работ и затрат с начала проведения работ";
Графа 5 - "Стоимость выполненных работ и затрат с начала года";
Графа 6 - "Стоимость выполненных работ и затрат, в том числе за отчетный период".
Графы 4 и 5 заполняются нарастающим итогом. По графе 6 в конце таблицы подсчитываются итоговые данные, которые отражаются, обратите внимание, с учетом НДС.
Данная справка подтверждает задолженность заказчика за выполненные подрядчиком и принятые объемы работ.
Внимание! Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ - в рублях (п. 1 ст. 8 Федерального закона N 129-ФЗ). Таким образом, если стоимость строительно-монтажных работ определена в иностранной валюте, данные форм N N КС-2, КС-3, КС-6а все равно заполняются в российских рублях. Заполнение указанных форм в иностранной валюте является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам (Письмо Минфина России от 12 января 2007 г. N 03-03-04/1/866).
Кто не рискует... тот не платит штрафы
Правильно оформленные первичные документы - это половина успеха любой налоговой проверки. Организацию, не позаботившуюся о наличии необходимых учетных документов, ждут суровые налоговые санкции.
Отсутствие "первички" контролеры часто рассматривают как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что влечет наложение штрафа в размере 5000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, по данному обстоятельству проверяющие вправе привлечь "безответственных" должностных лиц к административной ответственности и взыскать штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.11 КоАП РФ).
В отношении налога на прибыль отсутствие или несоответствующее оформление первичных документов не дает права организации учесть затраты, так как основное условие признания расходов - документальное подтверждение - в данном случае не соблюдено (п. 1 ст. 252 НК РФ). При проверке расходы на строительно-монтажные работы, не подтвержденные формами N N КС-2, КС-3 и КС-6а, будут "сняты".
"Пострадает" и НДС. Вычетам подлежат только суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, после принятия на учет указанных товаров при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ). Поставить на учет приобретенный товар организация может только на основании первичного документа, оформленного в соответствии с законодательством. Нет документа - невозможно поставить на учет - нет права на налоговый вычет.
Таким образом, корректное оформление "первички" по строительно-монтажным работам позволит избежать претензий со стороны налоговой инспекции.
1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»: «Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц».
Примечание автора. В проекте нового федерального закона «Об официальном бухгалтерском учете» не упоминается об обязательном применении унифицированных форм первичной учетной документации. Предполагается, что формы первичных учетных документов будут утверждаться руководителями организаций по представлению лица, на которое возложена обязанность ведения бухгалтерского в организации.
В отношении капитального строительства был разработан Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по капитальному строительству, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 N 100.
Данный Альбом распространяется на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики.
Альбомом предусмотрены следующие формы первичной учетной документации.
Форма N КС-2 «Акт о приемке выполненных работ» и форма N КС-3 «Справка о стоимости выполненных работ и затрат»
Форма N КС-2 применяется для приемки выполненных подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Составляется на основании данных журнала по форме КС-6а и служит основанием для составления справки по форме КС-3.
Форма N КС-3 применяется для расчетов с заказчиком за выполненные работы.
Примечание автора. Форма КС-2, предназначенная для приемки выполненных работ, по мнению органов статистики, должна заполняться за каждый отчетный период (иначе нельзя составить форму КС-3, предъявляемую для оплаты заказчику за отчетный период). Следовательно, заказчик (по Госкомстату) «обречен» на ежемесячную приемку выполненных подрядчиком работ. Однако это противоречит ст. 753 ГК РФ, определяющей, что приемка выполненных работ заказчиком осуществляется либо в целом по договору, либо поэтапно, если поэтапная приемка предусмотрена условиями договора подряда. При этом под этапом следует понимать отдельный завершенный вид или комплекс работ, по которому, в результате его приемки заказчиком, к нему могут перейти риски случайной гибели или повреждения результата выполненных подрядчиком работ. К определенному договором этапу применяются такие существенные условия договора строительного подряда, как стоимость и срок строительства. Совершенно очевидно, что ежемесячно составляемая форма КС-2 не отражает стоимость законченного этапа, а содержит в себе объемы выполненных, но, как правило, не завершенных работ.
Для целей бухгалтерского учета применение КС-2 в этом случае возможно для определения готовности работ, если организация признает доход в соответствии со ст. 13 ПБУ 9/99 по готовности выполненных работ. Однако в случае признания дохода в соответствии со ст. 12 ПБУ 9/99 (после принятия работ заказчиком) данный документ не может подтверждать факт приемки заказчиком работ.
Для целей налогового учета применение КС-2 возможно для самостоятельного определения выручки от реализации по договорам, длящимся более одного налогового периода, в соответствии с п. 1 ст. 271 НК РФ. Однако при обычном порядке признания выручки от реализации, определяемой ст. 39 НК РФ в отношении работ как «передача результата работ одного лица для другого лица», данная форма применена быть не может.
В таких условиях логично предположить, что ежемесячное оформление формы КС-2 имеет иные, отличные от подтверждения факта приемки заказчиком работ, цели.
Во-первых, порядок сметного ценообразования, предусмотренный Госстроем России Постановлением от . .2004 N 15/1 МДС 81-35.2004 (ранее — МДС 81-1.99)), основан на расчете предполагаемой (сметной) договорной стоимости подрядных работ в ценах 1984, 1998, 2000 и т. д. годов. Эта стоимость подлежит пересчету в текущий уровень цен в соответствии с утверждаемыми коэффициентами пересчета сметной стоимости, которые могут меняться ежемесячно. Отсюда необходимость определения сметной стоимости выполненных подрядчиками работ в каждом месяце, с учетом коэффициента, применяемого в данном месяце. Сделать это можно (и фактически делается) путем ежемесячного заполнения формы КС-2.
Во-вторых. В строительстве исторически сложилась практика, когда заказчик рассчитывается с подрядчиком ежемесячно, исходя из стоимости выполненных за отчетный месяц работ. Если условиями договора подряда предусмотрен именно такой порядок расчетов, заполнение форм КС-2 и справок КС-3 для определения суммы очередного промежуточного платежа является логичным.
Таким образом, если обязательное ежемесячное заполнение формы КС-2 не подтверждает факт приемки работ заказчиком, а диктуется иными целями, называть этот документ актом приемки работ, по нашему мнению, неправильно. Это вводит в заблуждение стороны договора строительного подряда и порождает споры с налоговыми органами.
На практике многие организации при заключении договоров подряда предусматривают ежемесячное заполнение КС-2 и КС-3, но при этом специально оговаривают, что заполнение этих документов не свидетельствует о приемке работ заказчиком в соответствии с требованиями Гражданского кодекса РФ, а свидетельствует лишь об определении суммы промежуточного расчета (авансового платежа) между сторонами. Именно такое предназначение указанных документов определил также Высший Арбитражный Суд РФ в Информационном письме от 24. .2000 N 51 (ст. 18). Подобная оговорка необходима организациям, не признающим в бухгалтерском и налоговом учете доход по мере готовности работ, а учитывающим до сдачи работ заказчикам незавершенное производство, при спорах с налоговыми органами, которые склонны видеть факт реализации (передачу результатов работ одного лица для другого лица (ст. 39 НК РФ)) работ в каждой форме КС-2 и справке КС-3.
В последнее время все чаще заключаются договоры строительного подряда, договорная стоимость которых не основана на сметном порядке ценообразования (договоры с твердой фиксированной ценой). Кроме того, порядок расчетов между сторонами может быть иной, нежели рассмотренный выше (например, единовременный авансовый платеж на приобретение материалов и окончательный расчет после приемки всех работ по договору). Приемка работ может быть предусмотрена единовременно после окончания выполнения всех работ по договору. Да и цену работ определять в условных единицах никто не запрещал. В этих условиях предусмотренный порядок заполнения форм КС-2 и КС-3 (с учетом запрещения определения в них стоимости работ в условных единицах в Письме Росстата от 31.05.2005 N 01-02-9/381) теряет свою актуальность.
Таким образом, можно сделать вывод, что предусмотренные органами статистики для применения в целях бухгалтерского и налогового учета формы КС-2 и КС-3 не учитывают всего возможного спектра взаимоотношений между заказчиками и подрядчиками, а в части приемки выполненных работ противоречат действующему гражданскому законодательству. В результате по вопросам применения данных форм первичных документов возникают разногласия между заказчиками и подрядчиками, а также между налогоплательщиками и налоговыми органами.
Форма N КС-6 «Общий журнал работ»
Применяется для учета выполнения строительно-монтажных работ. Является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства строительно-монтажных работ. Не применяется в качестве первичного учетного документа для целей ведения бухгалтерского учета.
Форма N КС-6а «Журнал учета выполненных работ»
Применяется для учета выполненных работ и является накопительным документом, на основании которого составляется акт приемки выполненных работ по форме N КС-2 и справка о стоимости выполненных работ по форме N КС-3. Не применяется в качестве первичного учетного документа для целей ведения бухгалтерского учета.
Форма N КС-8 «Акт о сдаче в эксплуатацию временного (нетитульного) сооружения»
Применяется для учета приемки законченного строительством временного (нетитульного) сооружения. Является внутренним документом подрядчика. Получив данный документ, бухгалтерия подрядчика учитывает сооружение в составе основных средств или хозяйственного инвентаря.
Форма N КС-9 «Акт о разборке временных (нетитульных) сооружений»
Применяется для оформления разборки временных (нетитульных) сооружений, для оприходования фактически полученных от разборки материалов, подлежащих возврату. Акт составляется комиссией, специально назначенной приказом (распоряжением) руководителя строительной организации или уполномоченного лица. На основании документа бухгалтерия списывает ликвидированное сооружение и приходует полученные от разборки материалы.
Форма N КС-10 «Об оценке подлежащих сносу (переносу) зданий, строений, сооружений и насаждений»
Применяется для определения размера материального ущерба в связи со сносом (переносом) зданий, строений, сооружений и уничтожением или порчей насаждений (плодово-ягодных, посевов и др.). Акт составляется комиссией, в состав которой должны входить собственник (владелец) здания, строения, сооружения, насаждения, подлежащего сносу, или его представитель, представитель заказчика (застройщика) вновь строящегося объекта, представитель бюро технической инвентаризации. В случае необходимости в состав комиссии могут входить представители других заинтересованных организаций. Не применяется в качестве первичного учетного документа для целей ведения бухгалтерского учета.
Форма N КС-11 «Акт приемки законченного строительством объекта»
Применяется как документ приемки законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения всех форм собственности (здания, сооружения, их очередей, пусковых комплексов, включая реконструкцию, расширение и техническое перевооружение) при их полной готовности в соответствии с утвержденным проектом, договором подряда (контрактом). Акт приемки является основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ в соответствии с договором (контрактом). Составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается представителями исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика или другим лицом, на это уполномоченным инвестором, соответственно для исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика.
Для целей бухгалтерского учета подтверждает факт приемки заказчиком построенного подрядчиком объекта и служит основанием для признания подрядчиком выручки от реализации по объекту строительства.
Форма N КС-14 «Акт приемки законченного строительством объекта приемочной комиссией»
Является документом по приемке и вводу законченного строительством объекта производственного и жилищно-гражданского назначения и зачисления его в состав основных фондов (основных средств) всех форм собственности, включая государственную (федеральную), а также объектов, сооруженных за счет льготного кредитования (зданий, сооружений, их очередей, пусковых комплексов, включая реконструкцию, расширение и техническое перевооружение). Акт приемки является основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ в соответствии с договором (контрактом).
Примечание автора. В соответствии со ст. 55 Градостроительного кодекса РФ документом, который удостоверяет выполнение строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства в полном объеме в соответствии с разрешением на , соответствие построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства градостроительному плану земельного участка и проектной документации, является Разрешение на ввод объекта в эксплуатацию.
Форма N КС-17 «Акт о приостановлении строительства»
Применяется для оформления приостановления строительства (консервации или прекращения строительства). Не применяется в качестве первичного учетного документа для целей ведения бухгалтерского учета.
Форма N КС-18 «Акт о приостановлении проектно-изыскательских работ по неосуществленному строительству»
Применяется для оформления приостановления начатых проектно-изыскательских работ вследствие невключения этих работ в план или нецелесообразности дальнейшего проектирования строительства. Не применяется в качестве первичного учетного документа для целей ведения бухгалтерского учета.
Другие формы первичных учетных документов в строительстве
Помимо приведенных выше форм первичной учетной документации, Постановлением Правительства РФ от 24.11.2005 N 698 утверждены формы Разрешения на строительство и Разрешения на ввод объекта в эксплуатацию. Инструкция о порядке заполнения данных форм утверждена Приказом Министерства регионального развития РФ от . .2006 N 120.
Кроме того, следует сказать, что Альбомом унифицированных форм первичной учетной документации по капитальному строительству не предусмотрены такие документы, как:
— акт приемки этапа выполненных работ по договору строительного подряда;
— акт приемки выполненных отдельных видов и комплексов работ;
— акт приемки заказчиком выполненных ремонтно-строительных работ.
Применить форму КС-2 в этих случаях можно, только если срок выполнения работ укладывается в один отчетный период, что бывает крайне редко. Напрашивается вывод о необходимости организациям, у которых появляются такие хозяйственные ситуации, предусматривать учетной политикой формы первичных учетных документов для оформления этих операций.
В федеральном законе 402-ФЗ «О бухучете» описаны все бухгалтерские и первичные документы. Они нужны, в основном, для налоговой — как документы, которые подтверждают понесенные вами расходы и правильность определения налоговой базы.
Первичные документы нужно хранить 4 года. В течение этого времени налоговая может в любой момент их запросить для проверки вас или ваших контрагентов. «Первичка» также используется в судебных процессах при спорах с контрагентами.
Документы первичного учета составляются в момент осуществления хозяйственных операций и свидетельствуют об их совершении. Список документов, сопровождающих ту или иную сделку, в зависимости от типа сделки может быть разным. Подготовкой всех необходимых первичных документов, как правило, занимается поставщик. Особое внимание нужно уделять тем документам, которые возникают в ходе сделок, где вы покупатель, потому что это ваши расходы, и поэтому вы более заинтересованы в соблюдении буквы закона, нежели ваш поставщик.
Разделение первичных документов по стадиям бизнеса
Все сделки можно разделить на 3 этапа:
Этап 1. Вы договариваетесь об условиях сделки
Результатом будут:
- договор;
- счет на оплату.
Этап 2. Происходит оплата по сделке
Подтверждают оплату:
- кассовые чеки, квитанции к приходным кассовым ордерам, бланки строгой отчетности — если оплата производилась наличными. В большинстве случаев такой способ оплаты используют ваши сотрудники, когда берут деньги под отчет. Расчеты между организациями редко бывают в форме наличных денег.
выписка с расчетного счета, если оплата была безналом, или путем эквайринга, или через платежные системы, где деньги перечисляются с вашего расчетного счета;
Этап 3. Получение товара или услуги
Обязательно нужно подтвердить, что товар действительно получен, а услуга оказана. Без этого налоговая не разрешит уменьшать налог на потраченные деньги. Подтверждают получение:
- товарная накладная — для товаров;
- товарный чек — обычно выдается в пару к кассовому чеку, или если товар продает ИП;
- акт выполненных работ/оказанных услуг.
Обязательные первичные документы
Несмотря на вариативность сделок, есть перечень обязательных документов, которые оформляются для любого вида сделки:
- договор;
- счёт;
- бланки строгой отчетности, кассовый, товарный чек;
- накладная;
- акт выполненных работ (оказанных услуг).
Договор
С клиентом при осуществлении сделки заключается договор, в котором уточняются все детали предстоящих хозяйственных операций: порядок расчетов, отгрузка товара, сроки выполнения работ или условия оказания услуг.
В договоре регламентируются права и обязанности сторон. В идеале каждая сделка должна сопровождаться отдельным договором на поставку товаров или услуг. Однако при продолжительном сотрудничестве и осуществлении однотипных операций можно заключить один общий договор. Договор оформляется в двух экземплярах с оттисками печатей и подписями каждой из сторон.
Для некоторых сделок не требуется письменная форма договора. Скажем, договор купли-продажи с момента получения покупателем кассового или товарного чека является заключенным.
Счет на оплату
.png)
Счет на оплату - это соглашение, в соответствии с которым поставщик фиксирует цену на свои товары или услуги.
Покупатель принимает условия соглашения, производя соответственную оплату. Форма счета на оплату строго не регламентирована, поэтому каждая компания имеет право разработать собственную форму этого документа. В счете можно прописать условия сделки: сроки, уведомление о предоплате, порядок оплаты и поставки и прочее.
В соответствии статьей 9-ФЗ «О бухгалтерском учете», наличие подписи директора или главного бухгалтера и печати необязательны для этого документа. Но ими не стоит пренебрегать во избежание вопросов со стороны контрагентов и государства. Счет не позволяет предъявить поставщику требования — он лишь фиксирует цену товара или услуги. При этом за покупателем остается право на требование возврата денежных средств в случае необоснованного обогащения поставщика.
Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Эта группа первичных документов позволяет подтвердить факт оплаты приобретаемых товаров или услуг.
К платежным документам относятся товарные и кассовые чеки, БСО, платежные требования и поручения. Поручение покупатель может получить в банке, осуществив оплату безналичным платежом. Чек кассовый или товарный покупатель получает от поставщика при оплате наличными.
Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки, как мы уже говорили выше, оформляются при продаже товара физлицам или самими физлицами.
Накладные используются преимущественно юрлицами для оформления отпуска/продажи товаров или товарно-материальных ценностей и дальнейшего оприходования их клиентом.
Оформлять накладную следует в двух экземплярах. Первый остается у поставщика как документ, подтверждающий факт передачи товаров, а второй экземпляр передается покупателю.
Данные в накладной должны совпадать с цифрами в счете-фактуре.
Уполномоченное лицо, отвечающее за отпуск товара, должно поставить в накладной свою подпись и печать организации. Сторона, принимающая товар, также обязана поставить роспись и заверить ее печатью в товарной накладной. Применение факсимильной подписи допускается, но это должно быть зафиксировано в договоре.
Акт оказанных услуг (выполненных работ)
— это двусторонний первичный документ, который подтверждает факт свершения сделки, стоимость и сроки выполнения услуг или работ.
Акт выдается исполнителем своему клиенту по итогу оказания услуг или выполненных работ. Этот первичный документ подтверждает соответствие оказанных услуг (выполненных работ) условиям заключенного договора.
Счет-фактура
Счет-фактура — документ, который нужен исключительно для того, чтобы контролировать движение НДС. Счета-фактуры обычно оформляются в пару к товарным накладным или актам. Встречаются счета-фактуры на выплаченный аванс.
Этот первичный документ строго регламентирован. Он содержит:
- информацию о суммах денежных средств;
- фактурную часть.
Счет-фактура — это основание для принятия предъявленных сумм НДС к вычету. Его обязаны выписывать все предприятия-плательщики НДС.
В последнее время популярен УПД — универсальный передаточный документ. Этот документ заменяет пару накладная + счет-фактура или акт + счет-фактура.
Ведите бизнес в — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис автоматически формирует первичные документы и УПД.
